Aktualisierte Version vom 17.07.2023, siehe Hinweis bei "Aktualisierte Inhalte"

Grundsätzlich gibt es sowohl Löschpflichten als auch Löschrechte. Pflichten gelten für die Schule, etwa die Pflicht, nicht mehr erforderliche personenbezogenen Daten zu löschen. Dies gilt für alle an der Schule gespeicherten Daten in elektronischer (PC, Laptop, Tablet, Speichermedien) oder in gedruckter Form, also unabhängig davon, ob die Daten digital oder analog gespeichert werden. Rechte können die betroffenen Schülerinnen und Schüler und deren Eltern bzw. Erziehungsberechtigte, z. B. im Rahmen ihres „Rechts auf Vergessenwerden“ geltend machen.

Die DS-GVO enthält keine eindeutigen Löschfristen für Schulen. Es herrscht der allgemeine Grundsatz, dass die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten zulässig ist, solange der Zweck der Aufbewahrung dies verlangt. Entfällt der Zweck, müssen die Daten gelöscht werden. Außerdem soll die Aufbewahrung auf das „unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt werden“ (Art. 5 Abs. 1 lit c DS-GVO).

Die übergreifende Schulordnung (ÜSchO) wird konkreter: Danach sollen personenbezogene Daten in automatisierten Dateisystemen gelöscht werden, sobald sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch ein Jahr nach dem Ende des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlassen hat oder die Lehrkraft aus dem Dienst ausgeschieden ist.

Wichtige Informationen über die Aufbewahrung und Vernichtung von Notizen, Schriften und anderen personenbezogenen Daten befinden sich außerdem in einem Rundschreiben des Kultusministeriums vom 6. März 1986 (siehe unten, Quellen und Links). Hier werden Routinen für die Löschung und Aufbewahrung aufgezeigt. Niederschriften von geringer Bedeutung wie einzelne Notizen zu einer Schülerin oder einem Schüler, sollen beispielsweise nach einem Jahr, schulische Unterlagen von größerer Bedeutung wie Klassenbücher nach drei Jahren gelöscht werden. Die Frist beginnt, wenn die Erhebung der Daten nicht mehr für die Schule erforderlich ist. Das ist in der Regel ein Jahr nachdem die Schülerinnen und Schüler die Schule verlassen haben.

Keine Löschpflicht besteht, soweit eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung der Betroffenen besteht oder soweit Aufbewahrungspflichten und Nachweispflichten bestehen.

Als Alternative zur Löschung personenbezogener Daten sind nach dem Landesarchivgesetz (LArchG) Unterlagen, die Schulen zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung der Landesarchivverwaltung anzubieten (§ 7 Abs. 1 S. 1 LArchG). Das Landeshauptarchiv entscheidet dann im Benehmen mit der anbietenden Stelle, welche der angebotenen Unterlagen evtl. bleibenden Wert haben und deshalb als archivwürdig zu übernehmen sind.

Die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten können Schulen wie folgt handhaben.

1. Personenbezogene Daten werden bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sicher aufbewahrt.
2. Bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen ausgesondert oder der Landesarchivverwaltung angeboten oder
3. (z. B. bei geringer Bedeutung) endgültig gelöscht.

Umgang mit persönlichen Notizen der Lehrkräfte

Persönliche Aufzeichnungen über die Entwicklung der Schülerinnen und Schüler, Elterngespräche oder Notizen aus Klassenkonferenzen unterliegen ebenfalls der Löschpflicht. Lehrkräfte dürfen solche Daten nur aufbewahren, so lange es der dienstlichen Zweckerfüllung dient. Das gleiche gilt für die Aufbewahrung von alten (analogen) Notenbüchern oder Notizen zu Klassenfahrten. Die Erinnerung an alte Zeiten ist kein legitimer Zweck, alte Notenbücher aufzubewahren.

Aufbewahrungspflicht für Zeugnisnoten

Zeugnisnoten werden von Schulen zum Zwecke der Aufgabenerfüllung und Nachweispflicht aufbewahrt. Dabei soll die Speicherung auf das für die Zwecke der Verarbeitung „notwendige Maß“ beschränkt sein („Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO“). Das bedeutet, Lehrkräfte müssen die Daten an die Schule übertragen und löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Zu berücksichtigen sind jedoch auch die Aufbewahrungsfristen, die in der Dienstordnung für Lehrkräfte, Schulleiterinnen und Schulleiter an öffentlichen Schulen (DO-Schulen) definiert sind: danach müssen Lehrkräfte ihre Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre nach Abschluss des Schuljahres, in der Sekundarstufe II mindestens drei Jahre nach Abschluss des Schuljahres aufzubewahren, längstens jedoch ein Jahr, nachdem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlassen hat. Nach Ablauf dieser Frist muss die Löschung erfolgen.

Digitale Notenbücher

Digitale Notenbücher sind hinsichtlich ihres Schutzes besonders zu behandeln. Es muss sichergestellt werden, dass Dritte nicht darauf zugreifen, die Noten oder Namen verändern, löschen oder weiter übertragen können. Daten müssen gelöscht werden, sobald der Zweck (z. B. Notengebung) wegfällt.

Protokolle von Konferenzen

Protokolle von schulischen Konferenzen können ebenfalls personenbezogenen Daten enthalten. Sie sind zu löschen, sobald sie für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötig werden. Dies wird in der Regel der Zeitpunkt sein, an dem die betroffene Schülerin bzw. der betroffene Schüler ausgeschult wird. Unter Umständen bestehen allerdings Nachweispflichten, etwa wenn es Unklarheiten oder gar Rechtsbehelfe gibt. Die Schule sollte diese Unterlagen nicht löschen, sondern sicher aufbewahren.

Auch die einzelne Lehrkraft muss die Kopien dieser Protokolle zu gegebener Zeit vernichten. Nicht jedermann muss die Unterlagen behalten. Es reicht, wenn eine zentrale Stelle sie vorhält, um einen Nachweis darüber zu führen.

Richtig löschen

Das Zerreißen von Schriftstücken, Verschieben von Dokumenten in den Papierkorb auf dem Computer oder die Datenträger in die Mülltonne werfen, sind unzureichende Löschungsmaßnahmen. Papier mit personenbezogenen Daten müssen geschreddert werden. Digitale Ordner müssen durch geeignete Software gelöscht werden. Beachten Sie, alles was sich im Papierkorb auf dem Desktop befindet, kann wiederhergestellt werden.

Alte Drucker und Laptops enthalten Festplatten, deren Daten ebenfalls mit geringem technischen Aufwand wiederhergestellt werden können. Spendet man Geräte an Vereine oder ähnliches sollte sichergestellt werden, dass keine schulbezogenen Daten hierauf mehr abrufbar sind. Informationen, wie man Daten auf Festplatten endgültig löschen kann, stellt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bereit (siehe unten, Quellen und Links).

Empfohlen wird, einen jährlich wiederkehrenden Tag in den Kalender zu notieren, an dem alle nicht mehr erforderlichen Daten gelöscht werden.

Empfehlungen für Löschfristen in Schulen

Die Schulleitung trägt die Verantwortung für den Schutz der Daten und die Privatsphäre aller Beteiligten und sollte sicherstellen, dass Löschfristen umgesetzt werden.

• Die Schule sollte klare Löschfristen für verschiedene Arten von Daten einführen. Diese sollten Aufzeichnungen über einzelne Schülerinnen und Schüler, E-Mail-Kommunikation mit Eltern und Dritten, Schulbibliotheksdaten und Eintragungen in Klassen- und Notenbücher mit umfassen.
• Sie sollte Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte und Eltern über die Löschfristen und den Zweck der Datenaufbewahrung informieren.
• Lehrkräfte sollten dazu angehaltene werden, regelmäßig zu überprüfen, welche Daten weiterhin gespeichert und welche gelöscht werden sollen.

Zum Nachlesen bei Schule.Medien.Recht.
Baustein 4.3 – Notenverwaltung, Archivierung und Löschfristen

Quellen und Links

VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)
Abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&qid=1642425861851&from=DE#d1e40-1-1

Landesdatenschutzgesetz (LDSG)
Abrufbar unter https://landesrecht.rlp.de/bsrp/document/jlr-DSGRP2018rahmen

Schulgesetz (SchulG)
Abrufbar unter https://www.landesrecht.rlp.de/bsrp/document/jlr-SchulGRP2004rahmen

Übergreifende Schulordnung (ÜSchO)
§ 90 Abs. 2 ÜSchuO – Sicherung und Aufbewahrung von Schülerdaten
Abrufbar unter https://landesrecht.rlp.de/bsrp/document/jlr-SchulORP2009V4P90

Rundschreiben des Kultusministeriums über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung des amtlichen Schriftgutes
Abrufbar unter http://www.schule-leiten.de/index.php/Aufbewahrung,_Aussonderung,_Archivierung_und_Vernichtung_des_amtlichen_Schriftgutes_vom_6._M%C3%A4rz_1986#6_Dauer_der_Aufbewahrungsfristen

Landesarchivgesetz (LArchG)
Abrufbar unter https://www.landesrecht.rlp.de/bsrp/document/jlr-ArchivGRPV3P10

Dienstordnung für Lehrkräfte, Schulleiterinnen und Schulleiter an öffentlichen Schulen (DO-Schulen)
siehe 1.8: Leistungsfeststellung, -rückmeldung und -beurteilung
Abrufbar unter https://www.landesrecht.rlp.de/bsrp/document/VVRP-VVRP000004504

BSI-Artikel: Daten auf Festplatten und Smartphones endgültig löschen
Abrufbar unter https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Daten-sichern-verschluesseln-und-loeschen/Daten-endgueltig-loeschen/daten-endgueltig-loeschen_node.html